भारत में वस्तु एवं सेवा कर (जीएसटी) के कार्यान्वयन ने अप्रत्यक्ष कराधान परिदृश्य को महत्वपूर्ण रूप से बदल दिया है। एक महत्वपूर्ण पहलू जिसका व्यवसायों को पालन करने की आवश्यकता है वह है सटीक और पूर्ण खातों और रिकॉर्ड का रखरखाव। यह न केवल एक कानूनी आवश्यकता है बल्कि स्व-मूल्यांकन, अनुपालन सत्यापन और समग्र वित्तीय पारदर्शिता के लिए आवश्यक है। इस गाइड में, हम जीएसटी रिकॉर्ड-कीपिंग की बारीकियों पर प्रकाश डालते हैं, जिसमें यह बताया गया है कि कौन जिम्मेदार है, क्या बनाए रखने की आवश्यकता है, कहाँ और कितने समय तक।

जीएसटी के तहत खाते और रिकॉर्ड का रखरखाव कौन करेगा?

जीएसटी के तहत निर्दिष्ट खातों और रिकॉर्ड को बनाए रखने की जिम्मेदारी दो श्रेणियों की संस्थाओं पर है:

गोदामों या गोदामों के मालिक या संचालक: माल के लिए भंडारण सुविधाएं संचालित करने वाले व्यक्तियों या व्यवसायों को उचित रिकॉर्ड बनाए रखना आवश्यक है।

प्रत्येक ट्रांसपोर्टर: चाहे जीएसटी के तहत पंजीकृत हो या नहीं, माल के परिवहन में शामिल प्रत्येक इकाई को खाते और रिकॉर्ड बनाए रखना होगा।

आवश्यक दस्तावेज़ और रिकॉर्ड क्या हैं?

जैसा कि सीजीएसटी अधिनियम, 2017 की धारा 35 में बताया गया है, पंजीकृत व्यक्ति अपने व्यवसाय के विभिन्न पहलुओं का सही और सही लेखा-जोखा बनाए रखने के लिए बाध्य हैं। इसमे शामिल है:

उत्पादन और निर्माण: वस्तुओं के उत्पादन और विनिर्माण प्रक्रियाओं का विवरण।

खरीद और बिक्री: खरीदी या बेची गई सभी वस्तुओं या सेवाओं का व्यापक रिकॉर्ड।

माल का स्टॉक: माल की सूची के बारे में सटीक और अद्यतन जानकारी।

आउटपुट कर देय और भुगतान: देय कर और भुगतान किए गए कर का विवरण।

प्राप्त इनपुट टैक्स क्रेडिट: दावा किए गए इनपुट टैक्स क्रेडिट की जानकारी।

अन्य विवरण: जीएसटी नियमों द्वारा निर्धारित कोई भी अतिरिक्त विवरण।

खातों और अभिलेखों का स्थान

जीएसटी नियमों के अनुसार, खाते की किताबें व्यवसाय के मुख्य स्थान और पंजीकरण प्रमाणपत्र में उल्लिखित व्यवसाय के किसी अन्य स्थान पर रखी जानी चाहिए। यदि इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड का उपयोग किया जाता है, तो उनका उचित रूप से बैकअप लिया जाना चाहिए, और डिजिटल डेटा को प्रमाणित किया जाना चाहिए। पंजीकृत स्थानों से कोई भी विचलन पंजीकृत व्यक्ति द्वारा खातों के रखरखाव के बारे में अनुमान लगा सकता है।

खातों एवं अभिलेखों में सुधार

प्रविष्टियों में सुधार आम तौर पर लिपिकीय प्रकृति का होना चाहिए। यदि अन्य सुधार हैं, तो उन्हें सत्यापन के तहत हटा दिया जाना चाहिए, और सही प्रविष्टि दर्ज की जानी चाहिए। जब रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किए जाते हैं तो संपादित या हटाई गई प्रत्येक प्रविष्टि का एक लॉग बनाए रखा जाना चाहिए।

खातों और अभिलेखों के संरक्षण की अवधि

सभी खातों और अभिलेखों को संबंधित वर्ष के लिए वार्षिक रिटर्न प्रस्तुत करने की तारीख से बहत्तर महीने (छह वर्ष) की अवधि के लिए संरक्षित किया जाना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति किसी अपील या समीक्षा में शामिल है, तो कार्यवाही या जांच के अंतिम निपटान के बाद एक वर्ष तक या छह साल की अवधि तक, जो भी बाद में हो, रिकॉर्ड बनाए रखा जाना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक रिकार्ड

इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड बनाए रखने वाले व्यवसायों के लिए, कुछ आवश्यकताओं को पूरा किया जाना चाहिए:

उचित इलेक्ट्रॉनिक बैकअप बनाए रखा जाना चाहिए।

मांगे जाने पर विधिवत प्रमाणित प्रासंगिक दस्तावेज प्रस्तुत किए जाने चाहिए।

फ़ाइलों, पासवर्ड और पहुंच के लिए किसी भी आवश्यक जानकारी का विवरण मांगने पर प्रदान किया जाना चाहिए।

विशिष्ट संस्थाओं के लिए खाता और रिकॉर्ड

गोदामों या गोदामों के मालिक या संचालक: इन संस्थाओं को संग्रहीत माल का रिकॉर्ड रखना चाहिए, जिसमें प्रत्येक वस्तु और मालिक-वार भंडारण का विवरण दिखाया जाना चाहिए। इन अभिलेखों से आसान भौतिक सत्यापन या निरीक्षण की सुविधा मिलनी चाहिए।

ट्रांसपोर्टर: रिकॉर्ड में पारगमन में परिवहन, वितरित और संग्रहीत माल का विवरण शामिल होना चाहिए। प्रत्येक शाखा के लिए पंजीकृत कंसाइनर और कंसाइनी के जीएसटीआईएन नंबर भी दर्ज किए जाने चाहिए।

निष्कर्ष

जीएसटी रिकॉर्ड रखना केवल एक अनुपालन आवश्यकता नहीं है; यह व्यवसाय प्रबंधन का एक रणनीतिक पहलू है। सटीक और अच्छी तरह से बनाए गए रिकॉर्ड न केवल कानून का अनुपालन सुनिश्चित करते हैं बल्कि सुचारू व्यवसाय संचालन और निर्णय लेने की सुविधा भी प्रदान करते हैं। जीएसटी के गतिशील परिदृश्य में, सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड रखने वाले व्यवसाय दीर्घकालिक सफलता और वित्तीय स्वास्थ्य के लिए खुद को बेहतर स्थिति में रखते हैं। जीएसटी व्यवस्था में फलने-फूलने का लक्ष्य रखने वाले व्यवसायों के लिए क्या, कहां और कैसे रिकॉर्ड बनाए रखना है, इसकी बारीकियों को समझना महत्वपूर्ण है।