1. स्पष्ट और संक्षिप्त विषय पंक्ति:

ईमेल के उद्देश्य को कुछ शब्दों में संक्षेप में बताएं।

2. उचित अभिवादन:

विनम्र अभिवादन से शुरुआत करें, यदि संभव हो तो प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित करें।

3. व्यावसायिक भाषा का प्रयोग करें:

पेशेवर लहजा बनाए रखें और अनौपचारिक भाषा से बचें।

4. संगठित संरचना:

स्पष्टता के लिए छोटे अनुच्छेदों और बुलेट बिंदुओं का उपयोग करें।

अपने ईमेल को स्पष्ट परिचय, मुख्य भाग और निष्कर्ष के साथ संरचित करें।

5. स्वर का रखें ध्यान:

सुनिश्चित करें कि आपका लहजा सामग्री के लिए उपयुक्त है।

सभी बड़े अक्षरों का उपयोग करने से बचें, जिसका अर्थ चिल्लाना हो सकता है।

6. प्रूफ़रीड:

भेजने से पहले व्याकरण संबंधी त्रुटियों, टाइपो और स्पष्टता की जाँच करें।

7. तुरंत जवाब दें:

ईमेल का समय पर उत्तर देने का लक्ष्य रखें।

8. Cc और Bcc का बुद्धिमानी से उपयोग करें:

कार्बन कॉपी (सीसी) जिन्हें सूचित किया जाना आवश्यक है।

ब्लाइंड कार्बन कॉपी (बीसीसी) जब प्राप्तकर्ताओं को एक-दूसरे के बारे में पता नहीं होना चाहिए।

9. संलग्नक:

ईमेल में अनुलग्नकों का स्पष्ट रूप से उल्लेख करें और सुनिश्चित करें कि वे शामिल हैं।

10. व्यावसायिक हस्ताक्षर:

अपने नाम, पद और संपर्क जानकारी के साथ एक पेशेवर हस्ताक्षर शामिल करें।

11. लंबाई का रखें ध्यान:

मुख्य बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करते हुए ईमेल को संक्षिप्त रखें।

12. अपने दर्शकों को जानें:

प्राप्तकर्ता के आधार पर अपनी संचार शैली अपनाएँ।

13. कठबोली भाषा और संक्षिप्ताक्षरों से बचें:

भाषा को औपचारिक रखें और अनावश्यक संक्षिप्ताक्षरों से बचें।

14. अपने अनुरोधों में स्पष्ट रहें:

स्पष्ट रूप से बताएं कि आप प्राप्तकर्ता से किस कार्रवाई या प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं।

15. भेजने से पहले समीक्षा करें:

त्रुटियों से बचने के लिए कुछ समय निकालकर अपने ईमेल की समीक्षा करें।